Офис-менеджер - кто это? Должностные обязанности офис-менеджера. Что входит в обязанности офис-менеджера Hh офис менеджер

Если вы рассматриваете и другие варианты (помимо трудоустройства офис-менеджером), то не ограничивайтесь этой подборкой объявлений, в нашем множество других позиций для разных должностей. Там же вы можете воспользоваться поиском по предложениям прямых работодателей и агентств.

Требования к соискателю:

Опыт работ работы желателен.

Требования к соискателю:

Уверенный пользователь MS Office (Excel – опытный пользователь!); интернет и электронная почта - Коммуникабельность, внимательность, аккуратность - Умение работать с большим объемом информации - Личные качества: внимательность и точность в работе с документами, исполнительность, коммуникабельность, инициативность, высокий уровень ответственности, грамотная письменная и устная речь

Заработная плата: от 15000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Уверенный пользователь ПК; - пунктуальность; - обучаемость; - активность; - внимательность; - исполнительность.

Заработная плата: от 38000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Наши ожидания от кандидата: 1. Грамотная письменная и устная речь (навыки делового общения) 2. Опытный пользователь ПК 3. Опыт работы с оргтехникой 4. Законченное образование (средне - специальное или высшее образование) 5. Ответственность, стрессоустойчивость, пунктуальность

Требования к соискателю:

Образование неполное высшее/высшее - Опыт работы на аналогичной позиции от 1 года - Знание английского языка не ниже уровня Upper-Intermediate - Грамотная русская речь - Уверенный пользователь ПК и пакета Ms Office - Знание основ деловой переписки и этикета - Высокая внимательность, коммуникабельность, стрессоустойчивость

Заработная плата: от 35000 до 45000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Высшее образование (желательно), опыт работы в данной (подобной) должности от 1 года, опытный пользователь ПК, MS Office (уверенное владение Excel, 1 С), свободное владение офисной техникой, внимательность, ответственность, коммуникабельность, доброжелательность, высокие коммуникативные навыки - умение формулировать мысли и грамотно строить речь, умение выстраивать долгосрочные отношения с коллегами и партнерами, активная жизненная позиция, готовность и умение обучаться.

Требования к соискателю:

Обязательное знание оргтехники (сканеры, принтеры,). Уверенный пользователь персонального компьютера. Доброжелательность Коммуникабельность. Грамотная речь. Знание делового этикета. Исполнительность. Внимательность. Ответственность. Желателен опыт работы с 1С 8.2. Желателен опыт работы с первичной бухгалтерской документацией. Высокий уровень ответственности и самоорганизации. Желание учиться, развиваться как в профессиональном так и в личностном направлении. Адрес

Требования к соискателю:

Высшее образование - опыт работы секретарем, офис-менеджером - знание кадрового делопроизводства - документооборот - грамотность - стрессоустойчивость - компетентность - оперативность - доброжелательность - строго отсутствие вредных привычек

Заработная плата: от 45000 до 50000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

РЕЗЮМЕ БЕЗ ФОТО НЕ РАССМАТРИВАЕТСЯ! Опыт работы в аналогичной должности от 1-3 лет; Пользователь ПК: Microsoft Office, Exсel, Internet; Грамотная устная и письменная речь; Личные качества: активность, пунктуальность, ответственность, внимательность, презентабельный внешний вид (Вы лицо компании), четкое выполнение поставленных задач, не боясь задавать вопросы, если что то не понятно.

Требования к соискателю:

Высшее или среднее специальное образование; Грамотная речь, высокая самоорганизация, внимательность, ответственность, оперативность; Уверенный пользователь ПК; Знание оргтехники (мини-АТС, факс, ксерокс, сканер).

Требования к соискателю:

Опыт работы от 2-х лет на аналогичной должности Уверенный пользователь ПК (MS Office) и офисной техники Навыки делового общения Внимательность, исполнительность, ответственность Коммуникабельность, оперативное реагирование на поставленные задачи

Заработная плата: до 61000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Высшее законченное образование. Знание английского языка (upper-intermediate и выше). От 3 лет на административных должностях. Опыт работы в качестве персонального ассистента, офис-менеджера предпочтителен.

Заработная плата: до 35000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Опыт работы секретарем от 0,5 года - Грамотность - Исполнительность - Неконфликтность

Требования к соискателю:

Опыт работы офис-менеджером от года в интенсивном режиме работы; - готовность к многозадачности и быстрому темпу работы; - высокий уровень переключаемости и скорости в работе; - усидчивости, внимательность к мелочам; - опыт работы в 1с; - Деловой стиль одежды - светлый верх.

Требования к соискателю:

Требования к соискателю:

Знание ПК и оргтехники Ответственность, внимательность, коммуникабельность Умение работать в команде

Заработная плата: от 50000 до 55000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Опыт работы с офисной техникой - Опыт работы в должности офис-менеджера/личного помощника от 2-х лет - Умение правильно расставлять приоритеты - Знание правил делового этикета - Грамотная речь и письмо, презентабельный внешний вид

Заработная плата: от 45000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

На каких условиях мы будем взаимодействовать: вы имеете высшее образование и работали секретарем / офис-менеджером не менее 1 года; вы продвинутый пользователь программ MS Office; у вас презентабельный внешний вид и вы знаете основы делового этикета; вы внимательный и дисциплинированный человек; стабильная зарплата, конечная цифра которой будет обсуждаться с успешным кандидатом на личном собеседовании; полное погружение в специфику деятельности компании с первого дня работы; наличие офисной библиотеки; свежие фрукты в офисе, чай, кофе и печеньки; проведение корпоративных мероприятий; современный и крутой лофт-офис в бизнес-парке в 5 минутах ходьбы от метро, на территории которого имеется фитнес-клуб, бесплатная парковка с видеонаблюдением, более 100 магазинов и 20 ресторанов; зарплата выплачивается 2 раза в месяц; дополнительный выходной лучшим сотрудникам; скидки на продукты Apple; оформление по ТК РФ; оплачиваемый отпуск и больничный.

Заработная плата: от 40000 до 80000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

1. Знание компьютера на уровне опытного пользователя, умение работать с поисковыми системами в интернете. 2. Владение навыками работы с пакетом программ Microsoft Office. 3. Умение работать с большим объемом информации, желание развиваться 4. Знание программы 1С Торговля (8.2). 5. Грамотная речь (умение вести переговоры и деловую переписку). 6. Пунктуальность, аккуратность. 7. Знание английского языка приветствуется и гарантирует карьерный рост

Заработная плата: от 50000 до 55000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Опыт работы с офисной техникой - Опыт работы в должности офис-менеджера/личного помощника от 2-х лет - Умение правильно расставлять приоритеты - Знание правил делового этикета - Грамотная речь и письмо, презентабельный внешний вид

Заработная плата: от 45000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Опыт работы по указанной специальности; - Желателен опыт работы с сетями. - Знание 1С - обязательно! MS office - опытный пользователь; - Пунктуальность, исполнительность, производственная выносливость, умение работать в режиме многозадачности; - Умение работать в коллективе, активная жизненная и производственная позиция! - Желание развиваться внутри компании и вместе с компанией.

Заработная плата: от 30000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Активность, коммуникабельность, исполнительность, инициативность, пунктуальность, умение работать в режиме многозадачности. Уверенный пользователь ПК. Требуется активный, сотрудник, готовый погрузиться в специфику работы и стать душой коллектива!

Заработная плата: до 35000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Уверенный пользователь ПК; - Знание офисных программ (MS Office) - Знание программ ABBYY FineReader (перевод pdf файлов в форматы word и excel), Adobe Acrobat, Paint; - Навык работы с электронной почтой; - Знание основ делопроизводства; - Знание делового этикета, пунктуальность и исполнительность; - Грамотная, хорошо поставленная устная и письменная речь; - Навыки деловой переписки; - Нестандартное мышление; - Коммуникабельность; - Пунктуальность; - Внимательность; - Ответственность; - Неконфликтность; - Стрессоустойчивость, работа в режиме многозадачности.

Заработная плата: от 30000 до 35000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Нужна внимательная, неконфликтная, пунктуальная девушка, ОПЫТНЫЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ программами: Microsoft Excel, Microsoft Word, Почта Mail.Ru

Заработная плата: от 50000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Заработная плата: до 45000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

MS Office,1С Предприятие 8.3.

Требования к соискателю:

Знание офисной техники. - Уверенное владение пакетом MS: Office, Outlook, Word, Excel. - Развитые навыки ведения деловой переписки. - Грамотная письменная и устная речь (владение этикой делового общения) - Внимательность, коммуникабельность, ответственность. - Исполнительность.

Заработная плата: от 45000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Отличное знание компьютерных программ (1С, Word, Excel, опыт администрирования сайта - как преимущество) Скрупулезность при выполнении задач Хорошие коммуникативные данные, активность, ответственность и нацеленность на результат Грамотная речь, умение вести деловую переписку и переговоры

Заработная плата: по договоренности.

Требования к соискателю:

Заработная плата: от 30000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Знание ПК, оргтехники; грамотная речь; коммуникабельность; умение работать в режиме многозадачности; опыт работы в аналогичной должности.

Заработная плата: от 35000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Опыт работы от 1 года, Знание пакета Microsoft Office Желателен опыт работы в колл-центре

Заработная плата: от 45000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Уверенный пользователь ПК: MS Office; желателен опыт в аналогичной сфере; организованность, четкость, пунктуальность, хорошая оперативная память, грамотная речь, способность к концентрации и распределению внимания, стрессоустойчивость.

Заработная плата: от 30000 до 50000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Уверенный пользователь ПК: MS Office; - желателен опыт в аналогичной сфере; - организованность, четкость, пунктуальность, хорошая оперативная память, грамотная речь, способность к концентрации и распределению внимания; - стрессоустойчивость.

Заработная плата: от 45000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Способность систематизировать и структурировать свою работу; самостоятельность; опыт работы на аналогичной позиции от 2 лет; навыки работы с бухгалтерскими первичными документами; знание делового этикета, правил делового общения, ведения телефонных переговоров; знание ПК (MS Office - Excel уверенное владение, 1С как преимущество) и офисной оргтехники; грамотная устная и письменная речь; навыки деловой переписки; опыт выполнения нескольких задач и дел одновременно; внимательность, стрессоустойчивость, доброжелательность.

Заработная плата: от 55000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Высшее образование, Опыт работы в строительных организациях от 3-х лет обязателен! Опыт работы с документооборотом -обязателен.

Заработная плата: до 50000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Опыт работы офис-менеджером – от 1 года Знание английского языка – не ниже уровня pre-intermediate Доброжелательность, грамотная речь, пунктуальность

Заработная плата: по договоренности.

Требования к соискателю:

Высшее образование; Опыт работы секретарем-референтом, помощником руководителя более 3-х лет; Письменная и устная грамотная речь; Системное мышление, умение работать с большим объемом информации; Высокий уровень личной организованности и ответственности; Внимательность к деталям; Способность быстро погружаться в ситуацию, гибко реагировать на изменения; Стрессоустойчивость; Умение выстраивать отношение с широким кругом людей. Оптимизм, доброжелательность, порядочность.

Требования к соискателю:

Уверенный пользователь Excel (уметь пользоваться формулами, фильтрами, закреплять области), - Знание программ гостиничного учета (Bnovo PMS) - Опыт работы с площадками бронирования (Букинг, Островок, 101 отель) - Уверенное знание графических редакторов Coral Draw и/или Фотошоп, - Умение составлять коммерческие предложения, - Умение подготавливать презентации, - Грамотность, - Умение вести деловую переписку - Развитые коммуникативные навыки - Отсутствие вредных привычек - Гражданство РФ - Высшее профильное образование в сфере гостеприимства - Презентабельная внешность

Заработная плата: по договоренности.

Требования к соискателю:

Опыт работы с площадками бронирования, - Уверенное знание графических редакторов, - Умение составлять коммерческие предложения, - Умение подготавливать презентации, - Отличное знание офисных программ, - Грамотность, - Умение вести деловую переписку, - Отсутствие вредных привычек. - Уверенное знание excel - Гражданство РФ - Высшее профильное образование в сфере гостеприимства - Презентабельная внешность

Заработная плата: от 40000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Высшее образование; Опыт работы на аналогичной должности; Внимательность, грамотность, инициативность, коммуникабельность, ответственность.

Заработная плата: от 45000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Опытный пользователь ПК, знание программ 1С, Word/ Exсel - Аналитические способности, высокий уровень трудоспособности, стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности.

Заработная плата: до 35000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Word, Excel, умение работать с оргтехникой.

Заработная плата: от 40000 до 50000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Опыт административной работы Грамотная устная и письменная речь Работа с мини-АТС Опытный пользователь ПК Опыт работы в сфере продаж

Заработная плата: до 30000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Коммуникабельность; Активность; Стрессоустойчивость; Умение работать в режиме многозадачности.

Заработная плата: от 35000 до 40000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Уверенный пользователь ПК и оргтехники, Outlook, поисковых систем. Грамотная письменная и устная речь. Внимательность, ответственность. Коммуникабельность, вежливость, позитивный настрой, доброжелательность. Сообразительность, готовность к многозадачности. Знание иностранного языка приветствуется.

Заработная плата: от 30000 до 35000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Стрессоустойчивость; Сообразительность; Умение работать в режиме многозадачности; Развитые коммуникативные навыки.

Заработная плата: от 40000 до 45000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Опыт работы с документами; Опытный пользователь ПК; Готовность к интенсивной работе с большим объёмом документов; Ответственность, обучаемость, коммуникабельность, креативность.

Заработная плата: от 35000 руб. в месяц

Требования к соискателю:

Образование – не ниже среднего специального; Грамотная устная и письменная речь, знание офисных программ; Обучаемость, пунктуальность, внимательность, энергичность.

Любая крупная компания требует наличие специалиста, который способен обеспечить деятельность офиса. Таким работником является офис-менеджер. Кто это, какие обязанности ему поручены и какие права он имеет, рассмотрено далее.

Кто такой офис-менеджер

Офис-менеджер (главный администратор офиса, референт, помощник управленца) – сотрудник компании, обеспечивающий бесперебойную деятельность и функционирование офиса. Данная профессия требует чрезвычайной организованности, сконцентрированности и ответственности.

Офис-менеджер находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия/фирмы/компании. Исходя из этого, принятие на работу и освобождение от нее осуществляется лишь согласно приказу генерального директора.

На эту должность назначается специалист, получивший, как минимум, полное среднее образование. Однако, более желаемым будет наличие высшего образование и опыта работы.

Офис-менеджер представляет собой связующий компонент во взаимодействии начальства с персоналом, работающим в офисе. По запросу руководства он подготавливает доклад о состоянии дел в офисе и внутреннем функционировании организации/компании/корпорации, и не только.

Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь»

Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и « » как взаимозаменяемые. Однако, это не верно. Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.

По сути, офис-менеджер является более высокой ступенью карьерной лестницы. Это обуславливает больший спектр обязанностей, более высокую заработную плату и повышенные требования к кандидатуре принимаемого на работу сотрудника.

В различных компаниях, корпорациях, крупных холдингах именно на офис-менеджера возлагается обязанность следить за работой секретарей и координировать ее.

В некоторых организациях, в которых не предусмотрена должность кадрового специалиста, офис-менеджер также занимается подбором персонала, размещением информации о старте конкурса на ту или иную должность, рассмотрением и изучением резюме будущего сотрудника и даже обучением новых кадров.

Место работы и средняя заработная плата офис-менеджера

Чем крупнее компания, тем шире и разнообразнее спектр офисных задач, с которыми приходится ежедневно сталкиваться работникам. Поэтому никакие компании, корпорации, фирмы, предприятия, организации, холдинги не смогут обойтись без офис-менеджера, являющегося координатором всей офисной деятельности. В связи с этим, офис-менеджер является очень востребованной и значимой профессией для успешного функционирования и оптимизации всех офисных процессов в офисе любом бизнес-объекте.

Очень крупные компании могут иметь в штате своих сотрудников не одного, а сразу нескольких офис-менеджеров, каждый из которых будет закреплен за соответствующим отделом или подразделением.

Несмотря на довольно высокий спрос, конкуренция на должность офис-менеджера также довольно высока. По России она составляет примерно 6 человек на одно место.

Заработная плата начинающего офис-менеджера составляет:

• в Москве – 15-22 тыс. рублей;
• в Санкт-Петербурге – 11-16 тыс. рублей;
• в Екатеринбурге – 8-13 тыс. рублей;
• в Новосибирске – 7-12 тыс. рублей.

Специалисты среднего уровня, уже получившие опыт работы и проявившие свои организаторские навыки, могут претендовать на заработную плату в Москве до 30 тыс. рублей, в городе на Неве – до 23 тыс. рублей, в Екатеринбурге – до 20 тыс. рублей, в Новосибирске – до 18 тыс. рублей.

Размер оплаты труда высококлассных профессионалов еще выше. Так, в Москве она может достигать 60 тыс. рублей, в Санкт-Петербурге – 45 тыс. рублей, в Екатеринбурге – 35 тыс. рублей, в Новосибирске – 30 тыс. рублей.

Личные качества, требуемые офис-менеджеру при трудоустройстве

У каждого руководителя свои требования к будущему сотруднику его компании. Однако, существует обобщенный список качеств, обладателям которых будет отдано бесспорное первоочередное предпочтение при трудоустройстве на должность офис-менеджера. Вот лишь небольшой их перечень:

Необходимые профессиональные знания для работы офис-менеджером

Для профессионального выполнения своей работы офис-менеджер должен обладать следующими необходимыми знаниями:

• Знать порядок заключения и расторжения договоров;
• Владеть основами оформления офисной документации;
• Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом;
• Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
• Обладать навыками скоростного набора текста;
• Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
• Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
• Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
• Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
• Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники;
• Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
• Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
• Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений

Должностные обязанности офис-менеджера

В непосредственные обязанности офис-менеджера входит:

• Закупать все необходимые канцтовары, оборудование и все расходные материалы для нормального функционирования работы в офисе;
• Контролировать исправность и работоспособность всей офисной техники, включая компьютеры, принтеры, факсы, другое офисное оборудование. При возникновении поломок вызывать мастера для устранения возникших неисправностей;
• Систематически регистрировать поступающую в офис корреспонденцию, передавать ее в структурные подразделения для дальнейшей обработки и подготовки ответов;
• Не реже двух раз в день проверять электронную почту офиса;
• Подготавливать рабочее место руководителя перед началом трудового дня. Обеспечивать его всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями и исправной оргтехникой;
• Сортировать и распределять документацию по соответствующим отделам;
• Отслеживать и вести учет входящих звонков;
• Организовывать прием посетителей, клиентов и партнеров. Соблюдать установленную в компании политику общения с посетителями, клиентами и партнерами;
• Подготавливать совещания, собрания и деловые встречи. Обеспечивать всеми необходимыми раздаточными материалами и канцелярскими принадлежностями проведение переговоров, совещаний, встреч, презентаций и других мероприятий компании. Вести протокол проведения мероприятий, следить за документальным фиксированием хода переговоров, анализировать результаты проведенных встреч и совещаний;
• Четко и своевременно исполнять приказы высшего руководства;
• Соблюдать положения должностной инструкции;
• Следить за отчетной документацией компании, заниматься подготовкой передачи документации в архив, следить за документооборотом офиса;
• Разрабатывать материалы, необходимые для устранения проблем и решения текущих задач компании;
• Подготавливать офис перед началом рабочего дня;
• Контролировать основные показатели санитарных норм (освещение, вентиляция помещения, поддерживаемая в офисе температура);
• Следить за работой секретарей, водителей, уборщиц, курьеров и всех членов персонала, находящихся в его непосредственном подчинении;
• Прописывать смету и вести учет всех необходимых затрат для бесперебойной деятельности работников офиса, обеспечивать их канцелярией и расходными материалами;
• Вести учет отработанных сотрудниками офиса часов с целью передачи этих данных в бухгалтерию для начисления им заработной платы;
• , вести базу данных по нарушению сотрудниками трудовой дисциплины и установленного дресс-кода;
• Вести деловую переписку с клиентами и партнерами компании с учетом всех норм делового протокола и этикета;
• Помогать в устранении любого рода конфликтов, неприязней, проблем и противоречий, возникающих у сотрудников офиса;
• Координировать окончание рабочего дня в офисе, следить за отключением всей офисной техники, системы освещения, кондиционеров;
• Принимать документы, заявления и обращения для их последующего рассмотрения и подписания руководителем компании/предприятия/корпорации/холдинга/ организации;
• Доводить до сведения руководителя всю важную полученную информацию;
• Оформлять приказы высшего руководства и немедленно распространять их среди персонала для ознакомления.

Помимо всего прочего, офис-менеджер обязан следовать правилам внутреннего трудового распорядка своей компании, ее Уставу и нормативно-правовым актам. При исполнении своих полномочий офис-менеджеру необходимо придерживаться законодательства Российской Федерации, а также отечественного гражданского и трудового права.

Во время отсутствия офис-менеджера все его должностные обязанности возлагаются на другое уполномоченное лицо, заранее согласованное и утвержденное в приказе генерального директора.

Права офис-менеджера

Помимо обязанностей, офис-менеджер обладает также и правами, среди которых можно отметить:

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность при следующих обстоятельствах:

• Ненадлежащее исполнение своих обязательств, закрепленных трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативно-правовыми актами компании;
• Игнорирование положений Конституции Российской Федерации, а также норм административного, гражданского и уголовного законодательства Российской Федерации;
• Причинение материального вреда компании согласно действующему трудовому, гражданскому и административному законодательству Российской Федерации;
• Несанкционированное использование материальных средств и имущества компании, противоречащее интересам хозяйствующего субъекта и его руководства;
• Неправомерное использование личной информации и конфиденциальных сведений о сотрудниках и высшем руководстве компании, разглашение интересов и коммерческих тайн корпорации;
• Грубое нарушение правил делового протокола и этикета;
• Нарушение норм внутреннего трудового Устава и распорядка компании;
• Нарушение правил пожарной безопасности;
• Несоблюдение техники безопасности;
• Предоставление ложной информации в угоду личной выгоде.

«Планктон», «манагеры» - все эти нелицеприятные определения относятся к работе офисных работников. Но так ли бесполезна подобная работа? Офис-менеджер - кто это? Каков круг его обязанностей?

Офис-менеджер - кто это?

Часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё-таки есть. Итак, офис-менеджер - кто это?

Менеджер данного направления является офисным управленцем или администратором. Он регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.д.

Чем активнее деятельность той или иной организации, тем больше у нее проблем с ежедневными мелкими организаторскими делами и документацией. Их выполнение и обеспечивает офис-менеджер.

Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а также приказы начальства были оформлены должным путем. При этом распоряжения руководящего состава должны быть вовремя донесены до сотрудников фирмы, все жалобы от посетителей должны быть приняты к сведению, а предложения сотрудников доведены до начальства.

Таким образом, делопроизводство, а также коммуникативные связи в компании частично ложатся на плечи офисных менеджеров.

Место работы и заработная плата

Офис-менеджер необходим в любой компании, у которой есть офис, руководитель и хотя бы несколько сотрудников. В мелких организациях список обязанностей подобного специалиста значительно меньше, чем, например, в огромной корпорации. В большой компании офис-менеджеров может быть несколько, а каждый из них закреплен за своим отделом.

Выходит, что спрос на таких специалистов достаточно высокий и, возможно, будет еще расти. Но только вот перспективы карьерного продвижения практически нет. Особенно если, кроме офис-менеджемента, человек больше не владеет никакой профессией.

Ввиду того что обязанности не слишком сложные, конкуренция за одно рабочее место, по красней мере в России, достаточно высокая - 6 человек на вакансию. При этом зарплата по столичным меркам невысокая - 27 тысяч рублей.

В культурной столице - Питере - зарплата подобных работников ниже примерно на 5-7 тысяч, а конкуренция в разы выше. Чем дальше к периферии страны, тем меньше зарплата и больше претендентов на должность.

Необходимые личные качества

Поручения, которые получает офис-менеджер, как правило, нуждаются в срочном и оперативном выполнении. Поэтому от претендента на должность требуется, прежде всего, исполнительность, расторопность и пунктуальность. Также важна хорошая память и умение концентрироваться.

Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании.

Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч.

Полезные знания, вроде номера телефона хорошего электрика или службы доставки обедов, тоже не помешают. Ведь во многих компаниях порядок в офисе, а также сытость сотрудников контролируются тоже менеджером.

Необходимые навыки офис-менеджера

1. Первое требование к подобному сотруднику - уверенное владение ПК и Интернетом. Если помимо Word и Excel, претендент будет владеть Photoshop или «Офис пикчер-менеджер» - это еще один повод взять на работу именно его, а не кого-то другого.
2. Высокая скорость печати. Умение быстро набирать тексты - одно из главных для офис-менеджера.
3. Навыки в административном управлении, полученные на предыдущих работах, обязательны, если человек устраивается в крупную компанию.
4. Навыки документации - одна из главных обязанностей данного вида специалистов, так что без базовых знаний не обойтись.
5. Уверенное пользование оргтехникой. Факсы, принтеры, сканеры - всё это должно быть в компетенции офис-менеджера.
6. Навыки грамотного и дипломатичного общения. Офис-менеджер должен не просто грамотно общаться, он должен уметь разрешать если это потребуется.
7. Владение иностранным языком. В крупных международных компаниях офис-менеджер должен владеть хотя бы базовым английским.

Общие положения должностной инструкции

Должностная офис-менеджера инструкция утверждается генеральным директором компании. В разных компаниях она может отличаться по некоторым пунктам, но в целом ее основные положения не меняются. С рабочей инструкцией необходимо ознакомляться еще до подписания трудового договора, чтобы потом не сетовать на то, что выполнять те или иные обязанности не входило в ваши планы.

В общих положениях может быть указано:

• кто ответственен за прием офис-менеджера на работу;
• кто вправе освободить его от должности;
• кому подчиняется работник;
• кто подчиняется офис-менеджеру;
• кто выполняет обязанности офисного менеджера в его отсутствие и т.д.

Как правило, офис-менеджеры подчиняются генеральному директору. В подчинении у администраторов офиса находятся курьеры, водители, уборщицы и т.д.

Также в общих положениях может уточняться, работника с каким уровнем квалификации можно принимать на описываемую должность.

Прямые обязанности

Следующим пунктом в инструкции прописываются обязанности офис-менеджера.

Для резюме на соискательство вакансии часто претенденты выписывают в отдельную графу, какие обязанности они выполняли на предыдущей работе в офисе. Так работодатель получает больше информации о навыках претендента.

Какие пункты могут входить в непосредственные обязанности офис-менеджера?

1. Курирование телефонных звонков. Сотрудник должен отвечать на поступающие звонки, в меру своих возможностей отвечать на вопросы оппонентов, а также информировать начальство об информации, которую просили передать.
2. Курирование документации. Хранение и учет документов, контроль корреспонденции, оформление приказов и т.д. - это прямые обязанности офис-менеджера.
3. Размножение документов. По особому поручению шефа сотрудник выполняет копировально-множительные работы.
4. Оформление писем, запросов - т.е. ведение переписки с партнерами, клиентами или поставщиками по просьбе непосредственного начальника.

В обязанности офис-менеджера может входить еще как минимум шесть видов работ. Но в каждой компании нагрузка на специалистов этой категории определяется индивидуально.

Права офис-менеджера

Любая инструкция офис-менеджера включает в себя не только обязанности, но и права.

1. На предоставление полной информации. Для выполнения тех или иных заданий офис-менеджер имеет право требовать предоставления того объема информации, включая конфиденциальную, какой ему необходим.
2. Озвучивать Если для организации офисной работы необходимы новшества или дополнительные распоряжения гендиректора, то менеджер вправе предлагать их ввести.
3. Требовать надлежащих условий работы. Если служебные обязанности невозможно выполнять из-за отсутствия необходимых условий, офис-менеджер может потребовать их создать.
4. Действовать в рамках компетенции. Изучив должностную инструкцию, работник вправе принимать самостоятельно решения и давать распоряжения, но только в рамках своей компетенции.

Это приблизительный свод прав, которыми обладает офисный менеджер. Они могут дополняться или сокращаться в зависимости от специфики учреждения.

Ответственность

Офис-менеджер - профессия, которая также предполагает некую ответственность. Её объем и наказание за нарушение правил определяет каждый работодатель в индивидуальном порядке. Самые распространенные пункты, по которым несется ответственность, в должностных инструкциях выглядят примерно так.

1. За халатное отношение к своим обязанностям. Несвоевременное выполнение распоряжений и любая другая халатность - вина сотрудника, за которую необходимо отвечать.
2. За В трудовых договорах и должностных инструкциях необходимо внимательно читать пункты о конфиденциальности информации. За ее разглашение чаще всего можно лишиться работы.
3. За нарушение сферы компетентности. Действия, выходящие за сферу компетентности работника, недопустимы.
4. За нарушение трудового распорядка и т.д. Нарушение трудового распорядка, правил пожарной безопасности или техники безопасности - это также сфера ответственности сотрудника.

Плюсы и минусы профессии

Данная профессия имеет, как и многие другие, ряд достоинств и недостатков. Итак, какие плюсы работы ощущает на себе офис-менеджер?

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2019/2020 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

Должностная инструкция офис-менеджера - образец 2019/2020 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.

Офис-менеджер – это лицо офиса. Помимо обязанностей секретаря, он сочетает в себе функции менеджера по персоналу и . Это серьезная должность, поэтому наличие высшего образования и опыта работы обязательны при приеме.

Что входит в обязанности офис-менеджера

Подготовка офиса . Проверка компьютерной техники, телефонов и офисного оборудования. Вызов мастера при необходимости ремонта.
- Контроль таких санитарных норм, как освещение, и температура в помещении.
- Подготовка документов, отчетов и материалов, необходимых для начала работы и решения текущих задач.
- Контроль работы секретарей, курьеров и водителей. Распределение обязанностей, постановка задач, степени ответственности и анализ эффективности их работ.
- Разработка сметы и контроль расходов, необходимых на офисные нужды. Обеспечение работников канцелярскими товарами, расходными материалами и бейджами.
- Подсчет количества отработанных часов сотрудниками офиса и передача информации в бухгалтерию для начисления зарплаты.
- Контроль за соблюдением трудовой дисциплины. Ведение учета нарушений распорядка дня и дресс-кода.
- Организация встреч, регистрации и обслуживания посетителей.
- Обеспечение переговоров, совещаний, презентаций и других мероприятий необходимыми материалами и документами, ведение протокола.
- Контроль работы по ведению документооборота офиса.
- Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами, рассылка необходимых материалов.
- Помощь работникам в разрешении возникающих проблем и конфликтов.
- Координация завершения работы офиса, контроль за выключением техники, освещения, кондиционеров.
- Во многих организациях офис-менеджер ответственен за найм персонала. Размещает информацию о вакансиях, просматривает резюме и даже обучает новых сотрудников.

Необходимые навыки

Офис-менеджер является связующим звеном между руководством и сотрудниками офиса. По мере необходимости он докладывает о положении дел и эффективности работы в организации.

Чтобы эффективно выполнять свои обязанности, необходимо знать принципы подбора и управления персоналом, методы планирования и мотивации, этику взаимоотношений, основы делопроизводства, трудового законодательства и бухгалтерского учета. Кроме этого, офис-менеджер должен обладать стрессоустойчивостью, способностью быстро принимать решения и нести за них ответственность.